Der Internetauftritt des Kinder und Bildung e.V. ist abgeschlossen. Nun stellt sich die Frage, wer die Pflege und Wartung des Internet-Auftritts übernimmt und in welcher Form er in sinnvoller Weise abgewickelt wird.
Welche Tipps würden Sie aufgrund Ihrer eigenen Erfahrungen dem Projektteam geben (Projektleiterin Sibylle Knecht, Grafikerin Gabriele Schmidt, Technische Umsetzung Friedhelm Leven und Vorstand), damit der Arbeitsprozess in Zukunft reibungsloser gestaltet werden kann?
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Projektkontext: Es handelt sich bei dem Internetauftritt des Kinder und Bildung e.V. um ein Projekt, das auf freiwilliger Arbeit von Vereinsmitgliedern basiert, das nur über ein sehr begrenztes Budget verfügt und bei dem es in der Konzeptions- und Realisationsphase zu enormen Konflikten gekommen ist.
Um diese Konflikte in Zukunft zu vermeiden, sollte bei der Organisation der Pflege- und Wartungsaktivitäten zunächst bedacht werden, dass sich der Zeitdruck, unter dem gearbeitet wird, stark vermindert haben sollte. Allein dieser Umstand sollte zu einer allgemeinen Entspannung der Situation beitragen und allen am Projekt Beteiligten die Möglichkeit geben, in Ruhe über das Projekt zu reflektieren, allen voran die Projektleiterin Sibylle Knecht.
Das sind meine konkreten Tipps an Sibylle Knecht:
- Die Projektleiterin sollte ihre Führungsrolle überdenken und versuchen, das Projektteam besser zu steuern und die Kommunikation untereinander zu fördern. Sie sollte sich aus konkreten Arbeitsprozessen zurückziehen, um der Gefahr zu entgehen, das Gesamtprojekt aus den Augen zu verlieren (Kontrolle von InTime, InQuality und InBudget).
- Gemeinsam mit allen Teammitgliedern sollten die vergangenen Arbeitsphasen nochmals durchgesprochen und kritisch beurteilt werden. Dabei sollte Sibylle Knecht authentische Selbstkritik üben sowie die anderen Mitarbeiter dazu auffordern, dies ebenfalls zu tun.
Gemeinsam sollten dann Regelungen festgelegt werden, um den in der Vergangenheit gemachten Fehlern vorzubeugen (Storming und Norming). Diese neuen Regelungen sollten schriftlich festgehalten werden und allen zugänglich sein (Kommunikationswege, Kommunikationsformen, Kritikformen, Teamkompetenzen, Einzelkompetenzen, Aufgabenbereiche, usw.). Im weiteren Arbeitsprozess sollten dann regelmäßige „Feedback“-Runden vorgesehen sein, um eventuell neu entstehenden Konflikten vorzubeugen. Sibylle Knecht sollte ein offenes Ohr für alle haben sowie Wünsche und Stimmungen „zusammentragen“, sowie selbst mehr Transparenz zeigen.
- Bei der Wartung der Internet-Seite ist die Zeitplanung sehr wichtig, da man bei dieser Art der „Nachbereitung“ eines Projektes leicht ins „Schludern“ kommen kann. Das Festlegen von klaren Terminen und Regelmäßigkeiten steuert dazu bei, eine Kontinuierlichkeit zu garantieren, an der sich alle orientieren können (z.B. Einstellung von neuen Informationen jeden Dienstag, Kontrolle von Funktionalitäten der Webseite alle 4 Wochen, usw.). Hier sollte Sibylle Knecht der Überblick über alle Termin haben, sowie Mitarbeiter eventuell an noch ausstehende Termine erinnern. Auch Urlaubszeiten, private/familiäre Engpässe usw. sollten mit Sibylle Knecht rechtzeitig abgesprochen werden, um rechtzeitig Alternativen finden zu können.
Dem Team würde ich grundsätzlich Folgendes raten:
- Alle Teammitglieder sollten sich bewusst sein, dass es sich hier um ein freiwilliges Projekt handelt und jeder „sein Bestes“ versucht. Leider können dabei jedoch die intrinsischen Motivationsanreize manchmal auch auf der Strecke bleiben. Daher ist es erforderlich, die anderen Beteiligten zu kennen, um die „Kollegen“ einschätzen und bei Konflikten kontextrelevant reagieren zu können (z.B. bei der gegenseitigen Kritik). Gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Projektarbeit tragen z.B. zu einem besseren Gruppengefühl bei. Auch Problematiken können durch bessere Teamarbeit adäquater gelöst werden, wie z.B. das „Einspringen“, wenn jemand anderes nicht kann, die Akzeptanz bei eventuellen Verspätungen oder die gemeinsame Aufarbeitung von Misserfolgen oder Fehlern.
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